Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist eine der wichtigsten Vereinfachungen im deutschen Steuerrecht für Gründer, Freiberufler und Selbstständige mit geringen Umsätzen. Sie befreit dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und abzuführen. Aber: Bei der Rechnungsstellung gibt es einige Besonderheiten zu beachten. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Rechnungen als Kleinunternehmer wissen musst.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) ermöglicht es Unternehmern mit geringen Umsätzen, auf die Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer zu verzichten. Das bedeutet: Du musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer (USt.) ausweisen und keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.

Im Gegenzug darfst du allerdings auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das heißt: Die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlst, kannst du nicht vom Finanzamt zurückfordern.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung (Stand 2026)

Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, müssen folgende Umsatzgrenzen eingehalten werden:

Umsatz im Vorjahr: Dein Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr: Dein voraussichtlicher Umsatz im aktuellen Kalenderjahr darf 100.000 Euro nicht übersteigen.

Hinweis: Die Umsatzgrenzen wurden zum 1. Januar 2025 angepasst (vorher 22.000 Euro und 50.000 Euro). Prüfe immer die aktuellen Grenzen.

Als Gründer im ersten Jahr wird der voraussichtliche Jahresumsatz herangezogen. Wenn du z.B. im September gründest, wird der erwartete Umsatz auf das volle Jahr hochgerechnet.

Wie sieht eine Rechnung als Kleinunternehmer aus?

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer enthält grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung nach §14 UStG – mit einem wichtigen Unterschied: Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Die Rechnung enthält folgende Angaben:

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (deine Daten)
Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
Rechnungsbetrag (nur Netto = Brutto, kein Steuerausweis)
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Der Pflichthinweis auf der Rechnung

Als Kleinunternehmer musst du auf deiner Rechnung einen Hinweis aufnehmen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Dieser Hinweis ist nicht optional – ohne ihn könnte dein Kunde vermuten, dass du die Steuer vergessen hast.

Gängige Formulierungen sind:

"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
"Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
"Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Welche Formulierung du wählst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass der Bezug auf §19 UStG klar erkennbar ist.

Schritt-für-Schritt: Rechnung als Kleinunternehmer erstellen

Schritt 1: Rechnungssoftware einrichten

Richte dein Rechnungsprogramm einmalig ein und aktiviere die Kleinunternehmerregelung. Bei RechnungHero genügt ein Klick in den Einstellungen – der §19-Hinweis und die korrekte Berechnung ohne USt. werden dann automatisch auf allen zukünftigen Rechnungen angewandt.

Schritt 2: Kundendaten eintragen

Lege deinen Kunden mit vollständigen Kontaktdaten an. In einem guten Rechnungsprogramm musst du das nur einmal tun – bei jeder weiteren Rechnung werden die Daten automatisch übernommen.

Schritt 3: Leistungen eintragen

Beschreibe deine Leistungen detailliert. Gib Menge, Einheit und Einzelpreis an. Da du als Kleinunternehmer keine USt. berechnest, ist der Nettobetrag gleich dem Bruttobetrag. Achte darauf, dass auf der Rechnung kein Steuersatz und kein Steuerbetragaufgeführt wird.

Schritt 4: §19-Hinweis prüfen

Stelle sicher, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung erscheint. Bei manueller Erstellung in Word/Excel musst du diesen selbst einfügen. Bei RechnungHero geschieht dies automatisch.

Schritt 5: PDF erzeugen und versenden

Erstelle ein professionelles PDF deiner Rechnung und versende es per E-Mail an deinen Kunden. Professionelle PDFs hinterlassen einen guten Eindruck und werden schneller bezahlt.

Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Fehler 1: Umsatzsteuer trotzdem ausweisen

Der gravierendste Fehler: Wenn du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweist, schuldest du diese dem Finanzamt (§14c UStG). Das Finanzamt fordert die ausgewiesene Steuer ein, auch wenn du eigentlich befreit wärst. Prüfe also unbedingt, dass kein Steuersatz oder Steuerbetrag auf der Rechnung steht.

Fehler 2: §19-Hinweis vergessen

Ohne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung könnte dein Kunde (oder dessen Steuerberater) die Rechnung beanstanden. Füge den Hinweis immer ein.

Fehler 3: "MwSt. 0%" oder "USt. 0%" schreiben

Schreibe nicht "Mehrwertsteuer: 0%" auf die Rechnung. Das ist irreführend und formell falsch. Als Kleinunternehmer weist du gar keine Umsatzsteuer aus – nicht 0%. Lass das Feld einfach weg und füge stattdessen den §19-Hinweis ein.

Fehler 4: Umsatzgrenzen überschreiten, ohne es zu bemerken

Behalte deine Umsätze im Blick. Wenn du die Grenze von 25.000 Euro im Vorjahr überschreitest, verlierst du den Kleinunternehmerstatus automatisch ab dem Folgejahr. Ab dann musst du Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Kleinunternehmerregelung: Vor- und Nachteile

Vorteile

Weniger Bürokratie: Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen nötig
Einfachere Rechnungen: Kein Steuerausweis, weniger Berechnungsfehler
Preisvorteil bei Privatkunden: Deine Preise sind für Endkunden attraktiver, da keine USt. aufgeschlagen wird
Geringerer Aufwand: Weniger Buchhaltung, weniger Formulare

Nachteile

Kein Vorsteuerabzug: Du kannst die Umsatzsteuer aus Einkäufen und Investitionen nicht zurückfordern
Weniger professionell? Manche Geschäftskunden bevorzugen Rechnungen mit USt.-Ausweis
Umsatzgrenzen: Bei wachsendem Geschäft wechselst du irgendwann zur Regelbesteuerung

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich besonders, wenn du:

Überwiegend an Privatkunden verkaufst (die können keinen Vorsteuerabzug geltend machen)
Nur geringe Investitionen hast (kein hoher Vorsteuerabzug nötig)
Den bürokratischen Aufwand minimieren willst
Gerade erst gründest und deine Umsätze noch gering sind

Wenn du dagegen hohe Investitionen planst oder hauptsächlich an andere Unternehmen verkaufst, kann die Regelbesteuerung vorteilhafter sein – du bekommst dann die Vorsteuer zurück.

Kleinunternehmer-Rechnungen mit RechnungHero

RechnungHero wurde speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer in Deutschland entwickelt. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich mit einem Klick aktivieren. Danach wird auf allen Rechnungen automatisch:

Keine Umsatzsteuer berechnet oder ausgewiesen
Der §19-Hinweis korrekt eingefügt
Der Bruttobetrag = Nettobetrag angezeigt
Ein professionelles PDF erzeugt

So sparst du dir die fehleranfällige manuelle Erstellung in Word oder Excel und kannst sicher sein, dass deine Rechnung als Kleinunternehmer alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Fazit: Rechnungen ohne Umsatzsteuer – einfacher als gedacht

Die Kleinunternehmerregelung ist eine echte Erleichterung für alle, die unter den Umsatzgrenzen bleiben. Die wichtigsten Regeln für deine Rechnungen: Keine Umsatzsteuer ausweisen, den §19-Hinweis einfügen und alle anderen Pflichtangaben nach §14 UStG beachten. Mit einem passenden Rechnungsprogramm erledigst du das in 30 Sekunden – korrekt und professionell.

Kleinunternehmerregelung: So schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer