Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland (§14 UStG)

Wer in Deutschland Rechnungen ausstellt, muss eine Reihe von Pflichtangaben beachten. Diese sind im §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Fehlt auch nur eine Angabe, kann die Rechnung vom Finanzamt beanstandet werden – und Ihr Kunde verliert den Vorsteuerabzug. In diesem Artikel erfahren Sie genau, welche Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland stehen müssen und wie Sie typische Fehler vermeiden.

Warum sind Pflichtangaben auf Rechnungen so wichtig?

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung dienen mehreren Zwecken: Sie identifizieren die Vertragsparteien eindeutig, dokumentieren die erbrachte Leistung und ermöglichen dem Finanzamt die Überprüfung der Umsatzsteuer. Für Ihren Kunden sind vollständige Rechnungsangaben besonders wichtig, wenn er als Unternehmer den Vorsteuerabzuggeltend machen möchte. Eine unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug ablehnt.

Ein professionelles Rechnungsprogramm stellt sicher, dass alle Pflichtangaben automatisch auf jeder Rechnung enthalten sind – so vermeiden Sie Fehler von Anfang an.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG im Detail

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Ihre vollständige Anschrift als Rechnungsaussteller muss auf der Rechnung stehen. Das umfasst: Vor- und Nachname (bei Einzelunternehmen) oder Firmenname mit Rechtsform (bei Gesellschaften), Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Ein Postfach allein reicht nicht aus.

2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Auch die Daten Ihres Kunden müssen vollständig sein. Achten Sie bei Unternehmen auf den korrekten Firmennamen inklusive Rechtsform. Wenn Sie an eine Privatperson fakturieren, genügt der volle Name mit Adresse.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sie müssen entweder Ihre vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU ist die USt-IdNr. zwingend erforderlich.

4. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)

Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird. Das Rechnungsdatum ist wichtig für die zeitliche Zuordnung der Umsatzsteuer und bestimmt, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer abzuführen ist.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Das Nummernsystem können Sie frei wählen, es muss nur nachvollziehbar und lückenlos sein. Bewährte Formate sind zum Beispiel:

• RE-2026-0001, RE-2026-0002, RE-2026-0003 ...
• 2026/001, 2026/002, 2026/003 ...
• F-0001, F-0002, F-0003 ...

Mit einem Rechnungsprogramm wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben – Lücken oder Doppelungen sind damit ausgeschlossen.

6. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung

Sie müssen angeben, wann die Leistung erbracht wurde. Das kann ein konkretes Datum sein (z.B. "Leistungsdatum: 15. März 2026") oder ein Zeitraum (z.B. "Leistungszeitraum: 1.–31. März 2026"). Wenn das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist, genügt der Hinweis: "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum."

7. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)

Die erbrachte Leistung muss so genau beschrieben werden, dass sie eindeutig identifizierbar ist. Die Angabe "Dienstleistung" allein reicht nicht aus. Besser: "Webdesign: Erstellung einer responsiven Website (5 Unterseiten)" oder "Texterstellung: 3 Blogartikel à 1.000 Wörter zum Thema SEO".

8. Nettobetrag (Entgelt)

Der Nettobetrag ist der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer. Bei mehreren Positionen geben Sie den Einzelpreis pro Position und den Gesamtbetrag (Netto) an. Verschiedene Steuersätze müssen getrennt aufgeführt werden.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Für jede Position oder Gruppe von Positionen müssen Sie den anwendbaren Steuersatz (in der Regel 19% oder 7%) und den sich daraus ergebenden Steuerbetrag in Euro angeben. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die Beträge nach Steuersätzen aufzuteilen.

Wichtig für Kleinunternehmer: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwenden, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und müssen stattdessen einen entsprechenden Hinweis aufnehmen.

10. Bruttobetrag (Gesamtbetrag)

Der zu zahlende Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Bei Kleinunternehmern entspricht der Bruttobetrag dem Nettobetrag.

Zusätzliche Angaben: Empfohlen, aber nicht Pflicht

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben gibt es weitere Informationen, die auf einer professionellen Rechnung nicht fehlen sollten:

• Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname) – damit Ihr Kunde weiß, wohin er überweisen soll
• Zahlungsziel – z.B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen"
• Kundennummer – zur internen Zuordnung
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) – bei Rückfragen
• Skonto-Hinweis – z.B. "Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto"

Sonderregelungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis 250 Euro (Brutto) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Folgende Angaben genügen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang der Leistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Die Angaben des Rechnungsempfängers, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Aufschlüsselung in Netto und Steuer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Häufige Fehler bei Pflichtangaben

• Steuernummer vergessen: Einer der häufigsten Fehler. Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung ungültig.
• Fehlender Leistungszeitraum: Wird oft übersehen, ist aber Pflicht.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung: "Beratung" oder "Dienstleistung" reicht nicht – beschreiben Sie konkret.
• Lücken in der Nummerierung: Fortlaufende Nummern dürfen keine Lücken haben. Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm.
• Falsche Kundenanschrift: Achten Sie auf den korrekten Firmennamen mit Rechtsform.
• Fehlender §19-Hinweis: Kleinunternehmer müssen den Hinweis auf die Steuerbefreiung explizit aufnehmen.

Pflichtangaben automatisch – mit dem richtigen Rechnungsprogramm

Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht bei jeder Rechnung manuell um alle Pflichtangaben kümmern. Ein gutes Rechnungsprogramm wie RechnungHero stellt sicher, dass alle erforderlichen Angaben nach §14 UStG automatisch auf Ihrer Rechnung enthalten sind:

• Ihre Firmendaten werden einmal hinterlegt und erscheinen auf jeder Rechnung
• Kundendaten werden aus der Kundenverwaltung übernommen
• Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch vergeben
• Umsatzsteuer wird korrekt berechnet oder bei Kleinunternehmern ausgeblendet
• Der §19-Hinweis wird automatisch eingefügt, wenn Sie Kleinunternehmer sind

Fazit: Pflichtangaben kennen und sicher umsetzen

Die Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland sind klar geregelt. Wenn Sie die zehn Pflichtangaben nach §14 UStG kennen und konsequent umsetzen, sind Ihre Rechnungen immer rechtskonform. Mit einem spezialisierten Rechnungsprogramm wie RechnungHero erledigen Sie das automatisch – und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.